辦理步驟 |
要點 |
辦理人員 |
階段一： 準備材料
|
1.邀請函原件、邀請函中文翻譯件 (須所在學院簽字，并加蓋學院公章) |
學院外事辦公室 |
2.《出訪行程單》（見附件1）： ①須學院簽字并加蓋公章； ②原則上，會議開始前一天須為出境日期，會議結束后第一天或第二天須入境日期，如有特殊情況需寫明日期說明并由本人及導師簽字； ③系統上傳的出訪行程單應包含出入境時間，且日期需連續，不可空缺） |
3.《重慶大學學生出國（境）學習交流責任書》（見附件1）（填寫時間應與出訪行程單時間保持一致） |
階段二： 系統填報及審核 |
1.以上材料準備完畢，登錄“學生國際化項目管理平臺”http://xscgjjl.cqu.edu.cn/，選擇“學術會議參會管理”版塊，按要求填寫并提交申請 |
自行辦理 |
2.依次完成系統導師審核——學院外事秘書審核——學院分管領導審核——研究生院審核——國際處審核 |
相關審核人 |
階段三： 申請人下載備案表（按需執行） |
申請人自行在系統生成并下載“簽證證明信”（申請人在申請階段根據簽證辦理要求自行選擇是否需要）、“研究生赴國（境）外參加學術會議申請備案表”（該表格將作為報銷財務流程的重要依據） |
自行辦理 |
階段四： 辦理返校手續 |
申請人在出國（境）參加會議結束后的兩周內，應自行登錄系統辦理返校手續，按要求上傳總結（不少于800字，并附至少三張交流照）后，提交給導師和學院外事秘書依次完成返校審核流程 |
自行辦理 |
注：
1、更多詳情請參看國際處通知：https://intex.cqu.edu.cn/info/1027/5631.htm
2、如需要由國際處出具的簽證證明信自行辦理簽證等事宜，請提前至少2個月登錄系統提交申請。如不需要由國際處出具的簽證證明信，請申請人最晚不低于2個星期登錄系統提交申請。
聯系人信息
單位 |
聯系信息 |
咨詢事宜 |
學院 |
席雅琴 65102437 （A區電氣學院 303） |
學院審批環節 |
研究生院 |
高老師、李老師65112440 （A區研究生院樓506） |
“研究生國際學術會議基金”申請、資助等相關政策咨詢 |
郭老師 65103162 （A區研究生院樓408） |
研究生院審批環節 |
國際處 （留學生事務管理中心） |
唐老師/張老師 65103019（A區主教樓535） |
國際處審核備案環節 |
港澳臺辦 |
劉老師 65102100 （A區主教樓528） |
港澳臺辦審核備案環節 |
財務處 |
A區65102663 虎溪校區65678018 |
財務報銷咨詢 |
附件： 1.研究生赴國（境）外參加學術會議應提交的材料清單
2.簽證證明信
3.研究生赴國（境）外參加學術會議申請備案表
4.研究生赴國（境）外參加學術會議財務報銷材料單
5.學生國際化項目管理平臺操作說明
